Là một trong số những tính năng hỗ trợ người cần sử dụng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không thực sự phổ biến. Bạn đang xem: Mail merge là gì
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một gmail dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của tin nhắn để gửi đến những địa chỉ khác biệt.
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số công bố không giống nhau cơ bản như: thương hiệu, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn gồm thể tự động gửi nội dung email một giải pháp nhanh khô gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng giúp người cần sử dụng bao gồm thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người cần sử dụng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn xong xuôi mọi việc một cách dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.
Mail merge trong excel là gì?
Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người cần sử dụng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao nhưng không phải tốn vượt nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần để ý những điều sau:
Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải gồm nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính phân phối nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để có thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này thế nào. Cấu trục để tạo mail merge vào word và excel sẽ gồm những ban bố sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung và nguồn dữ liệu nhưng mà cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra mặt hàng loại những thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những ban bố tùy chỉnh này thường là:
Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận gmail Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong các bức thư gồm dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định nhưng người sử dụng đã tạo sẵn. Các list dữ liệu này có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word Các văn bản gồm cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản vào mail merge
Những nội dung mà bạn thấy trong số email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường khác với những lên tiếng cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã tất cả và chỉ thể hiện những nội dung vắt đổi lúc người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một cách trả chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người sử dụng.
Xem thêm: " Bá Âm Là Gì ? Nghĩa Của Từ Bá Âm Trong Tiếng Việt Bá Âm Là Gì
Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn bao gồm thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để gồm phương pháp tạo mail merge cho khách hàng.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Lúc bấy giờ, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
Cách chỉnh sửa tính năng mail merge vào bảng excel
Để gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng gồm thể dễ dàng cụ đổi những báo cáo dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ thương hiệu sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều tương đối phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này khá giống với những dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc bấy giờ, bạn bắt buộc đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì những báo cáo cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguim được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ không bị thay đổi.
Trên đây là một số phân chia sẻ của balkanpoliticalclub.netbalkanpoliticalclub.net về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là giải pháp thức sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được phương pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một phương pháp lập cập nhất phục vụ cho những công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở